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Administración de condominios y edificios, cómo elegir al adecuado

Las comunidades tienen todas las de ganar, pueden tener una administración profesional y proactiva, que vele por potenciar el valor patrimonial del Edificio, sin por ello cueste más o en la cara opuesta, preocuparse de pagar lo menos posible en este servicio y hacerse de una administración que a la larga será un problema y costara más cara. Por lo mismo, el llamado es a informarse sobre la normativa y a preferir administraciones profesionales y dejar de lado la idea equivocada que pagar menos es lo mejor.

Una comunidad es absolutamente equivalente a una empresa, existe personal a cargo, bienes que administrar, cuentas por pagar y leyes que cumplir .Si pensamos que el 75% del total del costo de construcción de un edificio son espacios comunes, es obvio que estos requieren ser administrados, si no los fueran quedarían abandonados y perderían su valor, una administración profesional es fundamental, o ¿Ud. le entregaría sus bienes a cualquiera para que se los administre?

Si consideramos que los copropietarios evalúan su administración ,por lo limpio que se encuentran los espacios comunes, lo amables que pueden ser las personas contratadas, lo bonito que esta el jardín, en fin lo que ven…,eso representa menos del 20% de las tareas que un Administrador profesional debe hacer, el 80% de las tareas ocultas son fundamentales ;mantención preventiva de los equipos y ascensores,sanitizacion de los estanques de agua potable, manejo adecuado de la basura, mantención de instalaciones, pago de los proveedores ,correcto manejo de fondos ,etc,etc,etc…

Si el administrador está haciendo mal las cosas, es porque el comité tampoco está haciendo su trabajo. El comité debe saber en qué se está gastando cada peso de la comunidad, y para eso es clave que al menos uno de sus miembros firme los cheques que se emiten. Que firme o no el administrador va a depender del gusto de cada comunidad. La ventaja: se le hace responsable de sus actos. La desventaja: al sacarlo, hay que tramitar en el banco el cambio de firma.

Se dan casos como este; “como no había comité de administración, era el administrador, la constructora y la inmobiliaria quienes firmaban los cheques. Para cuando se fue el administrador y el comité comenzó a llevar un control, había una deuda de 35.000.000 de pesos y no existía el fondo de reserva. “Estábamos a un paso de quedar en default. Teníamos deuda con el mantenimiento de la piscina, con los ascensores, con las alarmas y con la paisajista, y ahora (después de 7 meses) siguen apareciendo facturas”, que actualmente es el presidente del comité de administración”.

El poder la información

En el papel, la comunidad tiene todas las de ganar. Para cambiar al administrador, el comité sólo necesita dejar constancia en el acta, la que ni siquiera se debe reducir a escritura pública (sí lo debe hacer cuando nombra a un nuevo administrador).

El administrador no tiene derecho a pataleo, y no es necesario darle las razones por las que se tomó la decisión. El artículo 25 del reglamento de la ley de copropiedad señala que éste se mantendrá en sus funciones mientras cuente con la confianza de la asamblea, pudiendo ser removido en cualquier momento por acuerdo de la misma. Y como el comité representa a la asamblea con todas sus facultades (excepto en aquellas que son materia de asambleas extraordinarias, que no es el caso), el comité es el que tiene “el sartén por el mango”.

Sin embargo, el gran talón de Aquiles de los copropietarios es la ignorancia. Si bien puede ser un trámite de un día para otro, puede demorar más de cuatro meses en echar a su administrador. Detalles como no regularizar el nombramiento del comité o no llevar un acta de las decisiones acordadas, retrasa el proceso considerablemente.

El llamado es a pedir ayuda. “La comunidad es como una empresa, tiene un capital importante, gente contratada y si no cuenta con una asesoría legal, seguramente le va a salir mucho más caro comenzar a apagar los incendios”.

Algunas administradoras también brindan asesoría y hay ocasiones, que debemos acompañar a las comunidades en todo este proceso de cambio.

La clave es recibir un edificio con todos los papeles en orden. Por lo mismo, lo ideal es que la antigua administración entregue documentos como el inventario del mobiliario y del equipamiento, el estado de morosidad, los contratos de la comunidad, y los planos eléctricos y sanitarios.

“Nos han tocado casos donde el administrador anterior retiene los papeles porque, por ejemplo, no le han pagado un honorario” Y para evitar este tipo de situaciones, lo mejor es que el administrador se vaya en buenos términos, con el tiempo suficiente para ordenar todo.

“ojalá no cambiarlo sino hasta el 10 de cada mes, porque es importante que deje cursado los gastos comunes y pagado los sueldos y las imposiciones del personal”.

Elegir y evaluar

Muchas comunidades comienzan con el pie izquierdo. La definición de quién será el administrador pasa porque es “amigo de” o simplemente porque es más barato que otra alternativa. Un mal argumento a nuestro juicio: “un administrador que te sale más caro te puede ahorrar mucho más en función de sus conocimientos y de cómo enfrenta ciertas situaciones”.
Eso sí, las comunidades no siempre eligen a sus administradores. En los edificios nuevos, la primera administración queda designada por la inmobiliaria. De todas formas, la mayoría de las veces no prosperan en el cargo. A juicio del abogado, esto se debe a que los copropietarios se sienten un poco desprotegidos en torno a los problemas con la inmobiliaria, ya que ella nombró al administrador.

Pero más allá de quién nombra al administrador, lo importante es evaluarlo por su trabajo. En ese sentido, mucho más significativo que tener al administrador todos los días en el edificio, es que éste mantenga un orden en el sistema de turno de los conserjes o que controle la morosidad de la comunidad.

Ahora bien, si el administrador de todas formas sale mal evaluado y se toma la decisión de echarlo, la clave es hacer de este proceso lo menos traumático posible. Una mala salida puede provocar muchos más problemas que una mala administración. Al final, el remedio puede resultar peor que la enfermedad.

En resumen, una vez tomada la decisión, hacer las cosas bien y bien asesorados…



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